Sådan opretter du mapper i Gmail: En trin-for-trin guide

Ifølge Small Business Blog, modtager den gennemsnitlige person over 100 e-mails hver dag. Hvad mere er, øger de fleste virksomheder deres e-mail marketing budgetter. Med andre ord: nu er det tid til at gøre alvor af at sortere din indbakke.

Hvad hvis du kunne reducere byrden og administrere dine e-mails mere effektivt? Du ville bruge mindre tid på at føle dig overvældet med det stigende antal e-mails og mere tid på at fokusere på din virksomhed.

Det lyder godt, men hvordan opnår man det præcist?

I denne vejledning lærer vi dig, hvordan du opretter mapper og filtre, samt en liste over nogle generelle fremgangsmåder for at forbedre dine e-mail-organiseringsevner.

Hvad er Gmail?

Google Mail eller Gmail er en gratis webbaseret e-mail-tjeneste der giver brugerne mulighed for at søge, sende og modtage e-mails.

Sjovt faktum, da Gmail første gang blev lanceret den 1. april 2004, troede folk, at det var en aprilsnar. Fra dag ét tilbød den 1 GB lagerplads - omkring 100 gange større end det, der var tilgængeligt på markedet - indbygget Google-søgning og organiseret mes.sages i samtaletråde gratis. Så det virkede for godt til at være sandt.

Som vi alle ved nu, var det ikke en joke, og det var heller ikke for godt til at være sandt.

Google voksede til sidst produktet til over 1.8 milliarder aktive brugere fra dette år. En væsentlig faktor i dets succes og vækst var G Suite (Google Workspace i dag), som lader brugere samarbejde i skyen, dele dokumenter i realtid med Google Docs og sende e-mails alt sammen inden for et centraliseret økosystem.

Dagens gratis personlige Google-konto har 15 GB, som deles mellem Google Drev, Gmail og Google Fotos. Med generøs lagerplads, adgang via mobil eller webbrowser og problemfri integration af alle Googles tjenester er det nemt at se, hvorfor folk drejer mod Gmail som e-mail-udbyder.

Forstå det grundlæggende i Gmail og dets funktioner

Som du sikkert ved, er det nemt at oprette en Google-konto. Denne konto giver brugerne adgang til Workspace, Gmail og Google-tjenester fra ét sted med deres nye Gmail-adresse. Når du er logget ind, logger tjenesten også automatisk på alle konti, såsom YouTube, Google Drev og Kalender.

De ni prikker på højre side viser alle de værdifulde sammenkoblede tjenester:

Kontakter fra din mobil kan synkroniseres og sikkerhedskopieres til din Gmail. Hvis du vil importere massekontakter fra forskellige e-mail-udbydere, understøtter Gmail flere, såsom AOL, Hotmail og Yahoo!:

Afhængigt af din enhed er der forskellige måder at tilføje en anden e-mail-konto på. Skærmbilledet ovenfor er fra siden med Gmail-indstillinger (tandhjulssymbol øverst til højre, klik på 'Se alle indstillinger'). Derfra skal du klikke på 'lær mere', og så kommer panelet til højre frem. Klik bagefter på 'tilføj en anden e-mail-konto til Gmail-kontoen' fremhævet med blåt, og Googles instruktioner vil guide dig i hvert afsnit.

Gmail-grænsefladen er ligetil, og du kan bruge søgefeltet til at finde specifikke vedhæftede filer i tidligere e-mails eller søgeord. Det er nemt at oprette en e-mail: Tryk på 'Skriv', skriv den og send. Du kan også stjernemarkere vitale e-mails i din indbakke ved at bruge stjernesymbolet eller tagget 'Vigtigt', som f.eks.

Gmail-mapper er kendte og kaldes "etiketter". De hjælper med at organisere messageer i din indbakke. Du kan kategorisere e-mails med mere end én etiket, såsom 'personlig', 'vigtig' og 'familie' – du kan tilføje så mange nye etiketter, som du har brug for. Hvad mere er, kan du tilpasse farverne, så de passer til dine etiketter, så de skiller sig ud:

Etiketter findes oftest i venstre menupanel, hvis du ruller ned forbi 'Kategorier' på listen (klik på 'Mere' for at få adgang til dem). Etiketter kan anvendes på individuelle e-mails og fungerer godt sammen med filtre (der fungerer som et sæt regler).

Du kan anvende filtre baseret på specifikke søgeord, afsendere og emner. De fungerer bedst, når de anvendes på etiketter for at strømline din indbakke (og give etiketter mere et formål).

Hvorfor skal du bruge etiketter til at organisere dine e-mails?

Etiketter giver dig mulighed for at holde styr på din indbakke og hjælper dig med at administrere din tilstrømning af e-mails, så du kan administrere dit arbejde mere produktivt. Selvom etiketter er mapper, giver de mere fleksibilitet, da du kan mærke e-mails med flere forskellige etiketter (som tags, du finder i anden software).

Sådan opretter du en ny Gmail-mappe på din computer

Der er mere end én måde at tilføje etiketter, filtre og underetiketter (undermapper) på i Gmail. Nedenfor er en trin-for-trin guide til den nemmeste metode.

Trin 1: Log ind på din Gmail-konto

Skriv 'Gmail' i Google, vælg det første søgeresultat eller klik på knappen 'Log ind' i øverste højre hjørne:

Indtast din Gmail-e-mailadresse og adgangskode for at logge ind på din indbakke:

Trin 2: Opret en ny etiket

Rul ned i venstre menurude, og klik på 'Opret ny etiket':

Derefter vises en boks, der beder dig om at 'Indtast et nyt etiketnavn' (se trin 3 for nogle ideer her).

Når du har indtastet dit navn, skal du lade 'Nest-etiketten under' være umarkeret; ellers opretter du en undermappe. Klik derefter på 'Opret' for at afslutte trinnet.

En notifikation vises i din indbakke. Se billedet herunder:

Trin 3: Find din etiket og farve den

Nu skal du finde den oprettede etiket og farvelægge den. For at gøre det skal du gå til venstre menurude og klikke på de tre prikker ud for navnet på etiketten.

Der bør være mulighed for 'Labelfarve' og et udvalg af farver at vælge imellem samlet set. Vælg en farve, der passer til din etiket, eller klik på 'Tilføj brugerdefineret farve':

En meddelelse vil poppe op, og du bør se farveændringen, som sådan:

Den nye etiket er nu færdig; du kan gentage disse trin for at oprette flere etiketter.

Her er fire etiketter, du kan bruge til en god struktur:

• Fuldført (handlinger udført)
• Fokus påkrævet (kræver meget læsning)
• Ikke vigtigt (generel e-mail)
• Haster reaktion (høj prioritet)

Trin 4: Markering af e-mails med etiketter

Det næste trin er at markere dine e-mails med de relevante etiketter.

For at gøre det skal du klikke på e-mails i din indbakke og derefter klikke på afkrydsningsfeltet ud for dem:

Gå derefter over til etiketsymbolet ved siden af ​​de tre lodrette prikker, klik på de relevante etiketter til de valgte e-mails, og klik på Anvend, når du er færdig, som sådan:

De valgte e-mails skal nu have den eller de korrekte etiketter påsat, som vist nedenfor:

Du kan også anvende etiketter, når du læser en ny e-mail ved at vælge selve etiketknappen (i e-mailen).

Trin 5: Opret et filter til dine etiketter

Oprettelse af et filter til dine etiketter giver dig mulighed for at skære ned på unødvendige e-mails. Du kan anvende reglerne på specifikke etiketter.

Klik på 'Vis søgemuligheder' i højre side, sådan:

Og udfyld de relevante kategorier:

Når du har udfyldt nogle detaljer, vises knappen 'opret filter' i blåt. Bare rolig; her er en hurtig guide til de anvendte termer:

• 'Fra' er hvor du kan tilføje e-mailadresser eller domænenavne.
• 'Til' henviser til andre, du ønsker at inkludere; dette kunne bruges i et scenarie på en arbejdsplads, men kun af folk, du stoler på. Hvis du er i tvivl, så lad det være tomt.
• 'Emne' er e-mailens titel; igen, udfyld kun det, du føler er nødvendigt for dit filter.
• 'Inkluderer ordene' er fremragende til søgeord eller sætninger.
• Dato indenfor har en rullemenu for forskellige perioder, og der er en kalender for specifikke datoer til højre.
• Søg har drop-down muligheder for, hvor du vil anvende filteret, såsom 'Indbakke', 'Al mail' osv.

Når du er klar, skal du klikke på den blå knap for at oprette et filter.

En liste over vigtige valg vises. Sæt kryds ved de relevante valg, som sådan:

Vælg 'Spring indbakken over', hvis du ikke ønsker, at mailen skal vises i din indbakke. Klik derefter på 'Anvend etiketten'.

Til sidst skal du klikke på "Anvend også filter på de matchende samtaler" - dette kan reducere mængden af ​​e-mails, der kommer til din indbakke. Der vises en meddelelse om, at du har oprettet et filter.

Tillykke, du har lavet en etiket(er) og et filter. Antallet af messages vises nu ved siden af ​​din nye etiket:

Sådan opretter du mapper i Gmail.

Sådan opretter du en undermappe på Gmail

Så du ved, hvordan man opretter etiketter og anvender filtre, men hvad med en undermappe? Dette næste afsnit vil forklare, hvordan du tilføjer en undermappe (også kendt som underetiketter) på Gmail.

Det er værd at nævne, at du kan oprette en undermappe via samme proces som at tilføje en ny etiket. Du skal blot klikke på 'tilføj ny etiket', navngive den og markere 'Nest etiket' under rullemenuen for at oprette en undermappe.

Når det er sagt, vil metoden nedenfor allerede have den etiket, du ønsker - og den vil automatisk blive udfyldt.

Trin 1: Tilføj en ny undermappe

Klik på de tre lodrette prikker ud for den etiket, du vil tilføje en undermappe. En liste vises. Klik på 'Tilføj underetiket' på denne liste. Det skal se sådan ud:

Trin 2: Navngiv din undermappe

En boks vises, og 'Nest label under' vil automatisk blive udfyldt, sådan:

Fortsæt med at navngive din undermappe, og klik derefter på 'Opret'.

Bagefter vil du modtage en meddelelse, der ligner billedet nedenfor:

Trin 3: Tjek undermappen og farve den

Du skal blot tjekke under en etiket for at se din nye underetiket, som sådan:

Denne undermappe kan tilpasses med en farve, ligesom du gjorde med etiketterne:

Trin 4 (Valgfrit): Vælg alle e-mails, du vil føje til undermappen

For at tilføje e-mails til en undermappe skal du blot vælge messages i din indbakke og sæt kryds i de relevante felter.

Vælg derefter din underetiket og klik på 'Anvend':

Der vises en meddelelse efter at have gennemført dette trin:

Hvis du vil flytte dine valgte samtaler til andre etiketter eller underetiketter, skal du klikke på ikonet til venstre med en mappe og pil:

En notifikation vises efterfølgende:

Sådan opretter du undermapper i Gmail.

Sådan opretter du en ny Gmail-mappe ved hjælp af mobilappen

Denne metode er til både Android- og iPhone-enheder. Sørg for at opdatere din enhed med den nyeste version af Gmail-appen (via Google Play eller App Store), før du starter nedenstående trin.

Trin 1: Åbn Gmail-appen

Åbn appen på din mobilenhed sådan:

Trin 2: Find menuknappen

I Gmail-appen skal du trykke på menuknappen, som vist nedenfor:

Derfra skal du rulle ned i panelet, indtil du når etiketafsnittet, og trykke på 'Opret ny etiket':

Det er det for dette trin.

Trin 3: Navngiv etiketten

Nu skal vi navngive etiketten. For at gøre det skal du klikke på 'Navngiv ny etiket' og trykke på 'Udført', når du er færdig.

En tom mappe bliver oprettet, som vist nedenfor:

Trin 4: Vælg e-mails til etiketten

Tryk på menuknappen og vælg de e-mails, du vil tilføje til den nye etiket (mappe), du har oprettet:

For at vælge e-mailen skal du trykke på den og holde den nede – den vil så fremstå fremhævet. Tryk derefter på ikonet med tre vandrette prikker.

Trin 5: Flyt e-mails til mapperne

Tryk nu på 'Etiket' og vælg den etiket, du ønsker:

Til sidst skal du trykke på fluebenet til højre ved siden af ​​etiketten for at fuldføre processen.

Du får vist en meddelelse, der siger, at den er blevet føjet til mappen. Sådan opretter du mapper i Gmail ved hjælp af mobilappen.

Nyttige hacks til Gmail-indbakke

Du kan finde nogle nyttige Gmail-indbakkehacks nedenfor.

hack 1

Gmail-indstillingerne (tandhjulsikonet) giver dig mulighed for at administrere alt i din indbakke. Du kan oprette etiketter og filtre og endda slette dem, hvis det kræves.

Hvis du ikke kan få adgang til Gmail-mobilappen, kan du logge ind på Gmail-skrivebordet via din telefon og derefter tilføje etiketter fra Gmail-indstillingerne under 'Etiketter'.

hack 2

Gmails praktiske 'fortryd afsendelse'-funktion giver dig mulighed for at få kontrol over e-mailen tilbage, så du kan tilføje den vedhæftede fil (eller modtageren, du måske er gået glip af):

Standardmeddelelsen på fem sekunder kan forlænges i op til 30 sekunder via rullemenuen nederst på siden:

hack 3

Du kan arrangere din indbakke til at vise vigtige e-mails først ved at vælge 'Hurtige indstillinger', klikke på tandhjulssymbolet og derefter klikke på 'Vigtigt først':

Hver gang du klikker på "vigtigt"-ikonet, lærer du Google AI, hvilke e-mails der er vigtige, og du kan hurtigt fjerne markeringen af ​​migsagedet er det ikke. Eller, hvis du vil vise stjernemarkerede e-mails først, skal du blot markere 'Starred first'; den eneste forskel med stjernemarkerede e-mails er, at Google ikke automatisk stjernemarkerer dem for dig.

hack 4

Vidste du, at du kan sende en e-mail, der sletter sig selv efter en valgt periode? Det er en fordel, hvis du sender følsomme oplysninger "kun for dine øjne" til en anden person - de kan ikke sende, videresende eller udskrive beskedensage.

I en åben e-mail skal du vælge "Skift fortrolig tilstand" som sådan:

En boks med rullemenuvalg vises:

Når du har valgt udløbsdatoen, skal du klikke på 'Gem', og en ny boks vises i e-mailen:

Nu er du klar til at sende din e-mail til modtageren.

hack 5

For at tilføje endnu et lag af sikkerhed i 'Toggle fortrolig tilstand', kan du også vælge to-trins godkendelse ved at markere feltet 'SMS-adgangskode', som sådan:

Google sender en adgangskode til modtagerens mobil; kun de kan åbne e-mailen med den medfølgende kode.

Konklusion

Nu ved du, hvordan du opretter etiketter og filtre, og du har lært nogle generelle tips til at strukturere din indbakke i Gmail. Hvis du har forslag til at holde din indbakke organiseret, er du velkommen til at tilføje til diskussionen nedenfor.