Din ultimative guide til effektiv webinarstyring (2025)

For virksomheder, der ønsker at inkludere webinarer i den overordnede forretningsstrategi, er det afgørende at udvikle en pålidelig webinarstyringsproces for at producere kvalitetsindhold.

Afholdelse af et webinar er en effektiv måde at booste en organisations markedsføring på, fordi den giver dig mulighed for at dele din værdi med et globalt publikum og opbygge flere forbindelser. Webinarer har en tendens til at være mere tilgængelige, bekvemme og omkostningseffektive sammenlignet med personlige seminarer, og det er det, der gør dem så populære i dag.

Hvis webinarstyring er et koncept, der er nyt for dig, er dette Findstack guide er et perfekt udgangspunkt, der vil give dig den bedste praksis og webinar værktøjer for at sikre, at dit webinar bliver en succes. 

Parat? Lad os dykke ind!

Hvad er Webinar Management? 

Webinarstyring refererer til processen med at organisere, planlægge og udføre et vellykket webinar fra start til slut. Det involverer forskellige faser, såsom:

1. Planlægning forud for begivenheden

Dette inkluderer at sætte mål, vælge et emne, vælge en passende platform og identificere målgruppen. Det involverer også at forberede indhold, skabe en dagsorden og koordinere med oplægsholdere og oplægsholdere.

2. forfremmelse

I denne fase opretter og udfører webinarledere marketingstrategier for at fremme registreringer og deltagelse. Dette kan involvere e-mail-kampagner, promovering på sociale medier, betalte annoncer og udnyttelse af partnernetværk.

3. Teknisk opsætning

Webinarstyring omfatter at sikre, at alle tekniske aspekter er på plads, såsom lyd-, video- og skærmdelingsfunktioner. Det involverer også opsætning af interaktive funktioner, såsom afstemninger og Q&A, og test af webinar-platformen for at forhindre tekniske problemer under begivenheden.

4. Facilitering af live-events

På dagen for webinaret koordinerer ledere med oplægsholdere, administrerer publikumsengagement og fejlfinder eventuelle tekniske problemer, der måtte opstå. De overvåger og modererer også chatten, spørgsmål og svar og andre interaktive funktioner.

5. Opfølgning efter begivenheden

Efter webinaret involverer ledelsen at analysere deltagelses- og engagementsmålinger, indsamle feedback og pleje kundeemner gennem opfølgende e-mails og indholdsdeling. Denne fase inkluderer også at gøre webinar-optagelsen tilgængelig for on-demand-visning og måling af begivenhedens samlede succes.

Hvorfor er webinarstyring vigtigt? 

Mulighed for at maksimere tiden

Når du prioriterer effektiv webinarstyring, vil det være meget nemmere at sikre, at dit webinar bliver gennemført i henhold til tidsplanen inden for den tidsramme, du havde til hensigt. På denne måde får du dine deltageres optimale opmærksomhed og engagement, fordi du ikke spilder deres tid med forsinkelser på grund af dårlig tidsstyring. 

Hjælper med at undgå tekniske problemer

At sikre effektivitet er en stor del af fremragende webinarstyring. Der er mange tekniske aspekter, du skal overveje, når du er vært for et webinar, såsom tilgængelighed for deltagere, smidig brugeroplevelse, vellykket indholdsdeling, inkorporering af online deltagerengagement og meget mere. Du har brug for omhyggelig og konsekvent planlægning for at sikre dig den bedste levering og undgå unødvendige afbrydelser. 

Sikrer et vellykket webinar

Det kræver meget arbejde at planlægge og forberede et vellykket webinar. Men ved at gøre en indsats og inkorporere de strategier, vi er ved at dele med dig, er der større sandsynlighed for, at du er vært for et mindeværdigt webinar, der hjælper dig med at nå dine forretningsmål. 

Webinar Management Best Practices

Hav en tjekliste klar

Du skal udvikle en webinarstyringstjekliste som et nyttigt organisatorisk værktøj for webinarplanlægningsteamet. Det vil hjælpe alle med at blive på samme side og aldrig miste overblikket over alle de aspekter, du skal tage dig af før, under og efter begivenheden. 

Her er en bred tjekliste, der giver dig en idé om, hvordan du kan organisere dit webinar: 

Opgaver før webinar

• Definer emnet for webinaret
• Bekræft de relevante dato og tidspunkter (ved at være opmærksom på de mest fremtrædende tidszoner, der skal indarbejdes baseret på måldeltagere)
• Lav dagsorden og præsentationsmateriale
• Vælg den relevante webinarplatform og test det af
• Forbered markedsføringsmateriale til webinaret
• Send webinarinvitationer og opsæt påmindelsesintervaller for dem, der tilmelder sig
• Hav en backup-plan for at forberede dig på tekniske problemer

Under webinar

• Introducer moderatorer og gæstetalere
• Kvalitetstjek lyd og video
• Overvåg deltagerengagement (f.eks. livechats, afstemninger, deltagerspørgsmål)
• Læg vægt på at holde tidsplanen ved at holde styr på timing
• Optag webinaret

Post-webinar

• Indsaml feedback for at evaluere webinarets succes
• Opfølgning med deltagere via e-mail (kan inkludere et link til webinarets optagelse)
• Del feedback med teamet
• Analyser alle data indsamlet fra afstemninger og undersøgelser for at hjælpe med at forbedre fremtidige webinarer
• Hold et register over deltagerens kontaktoplysninger til fremtidige webinarer
• Arkiver alt indholdsmateriale fra webinaret 

Du skal også overveje den mest effektive måde at dele denne tjekliste med dine teammedlemmer. Måske vil du måske holde det enkelt ved at bruge et delt Google Sheet eller vælge at bruge et projektstyringsværktøj såsom: 

• Begreb 
• Wrike 
• Klik på Op 
• Trello

Sidstnævnte mulighed kan være bedre, fordi du kan oprette advarsler, nemt dele materialer og tildele individuelle opgaver mere effektivt. 

Kend dine deltagere

Når du har lukket din tilmelding til dit webinar, har du brug for nok tid til at evaluere dine deltagere, så du kan give dem en skræddersyet og værdifuld oplevelse. Ved at forstå, hvilken type deltagere der skal være til stede, kan du også segmentere dem i de relevante grupper (især hvis du adskiller grupper baseret på begynder-, mellem- og erfarne segmenter). Dette vil give dine deltagere et godt indtryk af din organisation, fordi hver gruppe bliver anerkendt og præcist sørget for. 

Nogle nøglespørgsmål, du kan stille for at lære dine deltagere at kende, er: 

• Hvilke brancher er de en del af?
• Hvilke aktuelle problemer står de over for?
• Hvad er deres mål for at deltage? 

Det er i din bedste interesse at bruge en online formularbygger at inkludere en undersøgelse i din registreringsproces. På denne måde kan deltagerne selv svare på disse spørgsmål, hvilket sparer dig noget tid.

Angiv klare mål for dit webinar

Dit team skal udvikle klare forretningsmål for dit webinar sammen med metoder til, hvordan du kan måle din succes. Hvad håber du at opnå ved at afholde et webinar? Dine svar på dette kunne omfatte: 

• Del ny brancheindsigt baseret på forskning, som din organisation har udført, og hæv din organisation som en brancheleder
• Få brand awareness
• Skab buzz for et nyt produkt
• Uddan dit publikum om en sag, din organisation brænder for
• Netværk med store industriledere
• Appel til en ny kundebase

Aftal et emne og tilsvarende oplægsholdere

Dit webinar kan ikke behandle for mange emner, fordi det bliver mindre mindeværdigt og har en lavere chance for at give en langsigtet effekt. Et klart mål og emne gør det lettere for deltagerne at beslutte, om dit arrangement er relevant for deres aktuelle behov, så du skal afspejle hovedformålet i din markedsføring. 

Lad os for eksempel sige, at din branche er uddannelse, og du vil være vært for et webinar for at forbedre undervisningsmetoder for studerende. Dette kan være for bredt til at få nok deltagere. Så du bør undersøge behovene hos dem i din branche og udpege et specifikt emne, der vil give maksimal værdi for dine deltagere.  

Nedenfor er et godt eksempel på et webinar med et klart emne. Learning to Learn er et webinar, der er bekvemt baseret på uddannelsessektoren. I stedet for at fokusere på et bredt emne, fokuserer de på at undervise neurodiverse studerende. Dette er et godt emne at skærpe sig ind på, da der i de senere år har været en større indsats for at forbedre undervisningsmetoderne vedrørende neurodivergerende elever, hvilket vil gøre emnet meget mere relevant og værdifuldt for deltagerne.

Den potentielle værdi, de kan opnå ved at deltage i webinaret, bliver gjort klart for dem, fordi det løser problemet og tilbyder en gyldig løsning til at hjælpe med at løse det. Når du har dit emne, kan du nu begynde at undersøge de bedste talere for at hjælpe dig med at give den mest værdifulde indsigt til dit publikum. 

Heldigvis kan du finde relevante højttalere på følgende platforme, hvis du ikke er sikker på, hvor du skal starte:

• Hovedtaler
• SpeakerHub

Skriv en kreativ brief

DrawinOpret en kreativ brief til dit webinar vil hjælpe med at strukturere produktionen af ​​dit webinar og holde hele teamet på sporet. Det formodes at fungere som en forretningsplan, så det bør indeholde:

• Målgruppe(r)
• Webinar emne
• Nøgletemaer
• Visuel webinar
• Dine forretningsmål
• Gæstetalere og deres akkreditiver
• Tjekliste deadlines
• Webinar tidsplan

I din kreative brief kan du også bestemme formatet på dit webinar. Her er de mest populære formater: 

Indstil tidsplanen

Det er meget vigtigt at være opmærksom på planlægningen af ​​dit arrangement. Dette hjælper dig med at undgå konflikter med andre større begivenheder, såsom helligdage eller lokale fester. 

Når du opretter din tidsplan, skal du også sørge for, at din timing er imødekommende nok til at undgå at haste. Dine deltagere kommer ikke til at nyde et webinar, der føles forhastet, fordi det føles, som om de bliver snydt for den værdi, de har tilmeldt sig, og du går på kompromis med din evne til at opmuntre dem til at deltage aktivt i samtalerne. Planlæg klogt for at sikre, at du har tilstrækkelig tid til at komme igennem alt, inklusive spørgsmål og svar og diskussioner. 

Opret en salgsfremmende plan

For at opbygge din salgsfremmende plan skal du først bestemme det mål for antallet af registreringer, du ønsker at opnå, da dette vil hjælpe dig med at bestemme markedsføringstaktikken, du skal bruge for at nå dette mål. Det er godt også at angive det målrettede antal registreringer, du ønsker at opnå fra hver kampagnekanal, du vælger. 

Disse er de forskellige salgsfremmende kanaler, du kan bruge:

• Opret en webinar-landingsside
• Markedsfør dit webinar på relevante sociale mediekanaler (f.eks. LinkedIn, Facebook, Twitter)
• Overvej at skrive et blogindlæg om dit seminar
• Markedsfør dit webinar med e-mail marketing

E-mail marketing har en tendens til at generere et stort antal tilmeldinger til professionelle arrangementer, så sørg for at prioritere denne kanal. I din kampagneplan skal du inkorporere timingen af ​​din e-mail-promovering, så du gør brug af optimale sendetider (hvilket vil resultere i flere åbninger og tilmeldinger. I henhold til ON24, de bedste dage til at sende webinar-promoveringsmails til erhvervsmarkedet er onsdag og torsdag, fordi folk har højere tilgængelighed. Du er fri til at teste det selv. 

Vælg den bedste webinarplatform

Det er ekstremt vigtigt for din brugeroplevelse at sikre, at du laver den relevante research for at vælge den platform, hvor dit webinar vil blive afholdt. 

Her er nogle ting, du skal overveje, når du vælger en webinarplatform: 

• Hvad er dit budget?
• Er platformen mobilvenlig for at sikre, at deltagere, der logger ind på en mobilenhed, får en problemfri oplevelse?
• Er alle de funktioner, du har brug for, tilgængelige? (F.eks. webinaroptagelse)
• Hvor mange deltagere kan den rumme?
• Hvor nemt er det at bruge?
• Vil dine deltagere være i stand til at engagere sig effektivt?

 Udnyt gerne Findstack for at kickstarte din webinar-platformsøgning. Gennem vores platform kan du sammenligne forskellige webinar-software for at hjælpe dig med at finde det perfekte match. 

Udfør et tørløb

For at hjælpe dig med at afgøre, om dit arrangement kommer til at forløbe problemfrit, skal du køre et tørløb mindst 3 til 5 dage, før du er klar til at gå live. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, om du har brug for at foretage justeringer af din tidsplan og løse eventuelle tekniske problemer forud for begivenheden. 

I din træningssession skal du sørge for at dække følgende:

• Korte oplægsholdere og gæstetalere om den valgte webinarplatforms funktioner. Dette vil hjælpe dem med at forstå, hvilke funktioner de kan bruge. Sørg også for at rådgive, hvem de skal henvende sig til, hvis de støder på problemer. 
• Tjek, at alle dine oplægsholdere har det passende udstyr, der er kompatibelt med din webinarplatform. Dette omfatter enheder, internetbrowsere, headsets og mere. Hvis du har en god webinarplatform, vil den give alle mulighed for at teste deres enhedskompatibilitet før begivenheden. 
• Gå gennem dine webinars visuals og dagsorden for at sikre, at alt er i den rigtige rækkefølge.

Vælg det rigtige værktøj til effektiv webinarstyring

Webinarer bliver helt klart mere og mere værdifulde for virksomhedsledere at bruge for at nå deres mål. Ved at bruge de webinarstyringsstrategier, vi har skitseret, vil du være sikker på at give den bedste værdi for dit publikum.

Findstack er din bedste startressource til at opdage bedste webinar-software til dine behov. Se vores sammenligninger og købervejledninger igennem, så du kan træffe den bedste beslutning!